Как в Польше зарегистрировать иностранный документ?

Регистрация иностранных актов гражданского состояния, или умейсцовене (umiejscowienie), — это точное и дословное перенесение содержания документов в польские реестры актов гражданского состояния.

Умейсцовене (транскрипция) нужно при получении польского гражданства, заключении или расторжении брака, а также для решения других юридических и административных вопросов, связанных с гражданским состоянием.

Кто занимается умейсцовенем и как выглядит процедура

Регистрацией актов гражданского состояния в Польше занимаются загсы (Urządy Stanu Cywilnego).

В загс подается заявление. Сделать это можно как лично, так и через своего представителя или по почте. При этом обращаться исключительно в учреждение по месту жительства не обязательно: зарегистрировать документы можно в любом загсе страны.

Заявление рассматривается в течение месяца с момента подачи, а в сложных ситуациях срок может быть продлен, но не более чем до двух месяцев.

Госпошлина составляет 50 злотых. Заплатить ее можно переводом на банковский счет или непосредственно в кассе ужонда в рабочие часы. В обоих случаях к заявлению необходимо будет приложить подтверждение оплаты.

После того как данные из иностранного документа будут внесены в польский реестр, иностранцу выдают полную выписку из акта гражданского состояния. Документ можно получить лично в загсе или заказать доставку по почте.

Присяжный перевод

Каждый документ, подаваемый в польский загс для транскрипции (умейсцовеня), должен сопровождаться присяжным переводом (tłumaczenie przysięgłe) на польский язык. Например, присяжный перевод свидетельства о рождении, как правило, обходится в 50—100 злотых ( 11‑22 евро, или 38‑76 белорусских).

Какие документы нужны для подачи заявления на транскрипцию

Среди необходимых документов:

• заявление о транскрипции (wniosek),
• оригинал иностранного акта гражданского состояния — свидетельства о рождении, о браке или о смерти,
• присяжный перевод свидетельства на польский язык,
• подтверждение оплаты государственной пошлины.

С собой также необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

Зеленые книжечки и апостиль

Практика разных загсов зачастую разнится. В зависимости от обстоятельств и загса заявителю могут понадобиться дополнительные документы, например апостиль или свидетельства о рождении родителей. Поэтому перед визитом следует уточнить актуальный перечень непосредственно в выбранном учреждении.

Летом 2025 года многие загсы требовали апостиль на документы, выданные органами БССР или СССР, или на их копии, выданные уже в суверенной Беларуси. Это было связано с письмом МВД Польши, которое рекомендовало запрашивать дополнительное подтверждение подлинности документов, например апостиль, в случаях, когда руководитель польского загса сомневается в официальном характере документа или его подлинности.

Нельзя однозначно утверждать, что тот или иной документ обязательно потребует апостиля или, наоборот, будет принят без него. Это лучше уточнить в конкретном загсе и при необходимости выбрать другой. Важно помнить, что обратиться можно в любой загс на территории Польши, независимо от места жительства.

Возвращают ли оригиналы документов

При оформлении документов в польском загсе оригиналы остаются в архиве — и не возвращаются заявителю.

Однако в исключительных случаях оригинал иностранного документа о гражданском состоянии может быть возвращен по заявлению лица, которое его предоставило, если получить повторный экземпляр документа невозможно. Для этого необходимо написать заявление в свободной форме на имя руководителя загса, сославшись на статью 26 Закона об актах гражданского состояния.

В случае удовлетворения заявления руководитель загса изготовит копию документа и заверит ее соответствие оригиналу. Заверенная копия останется в архиве учреждения, а оригинал будет возвращен заявителю.

Дополнительные документы: свидетельства о рождении родителей и подтверждение смены фамилии

Некоторые польские загсы требуют предоставить свидетельства о рождении обоих родителей заявителя, другие — свидетельство матери, чтобы внести данные о ее девичьей фамилии, третьи не запрашивают такую информацию в принципе.

Если заявитель менял фамилию, загс также может запросить документы, подтверждающие основания такой смены. В зависимости от ситуации это может быть свидетельство о заключении брака или о перемене имени и фамилии.

Если заявитель вступил в брак повторно, но сохранил фамилию предыдущего супруга, в качестве дополнительного подтверждения можно предоставить архивную справку. MOST известен случай, когда в Варшаве такую справку приняли даже без присяжного перевода.

Когда могут отказать в транскрипции документов

Статья 107 Закона об актах гражданского состояния предусматривает три основания, по которым руководитель загса обязан отказать в транскрипции иностранного акта гражданского состояния.

Первое — документ не соответствует установленным требованиям. Например, он не признается актом гражданского состояния в стране выдачи, не имеет юридической силы, выдан ненадлежащим органом, вызывает сомнения в подлинности либо подтверждает иное событие — не рождение, заключение брака или смерть.

Второе — загс откажет в транскрипции, если заявитель подает не документ из страны, где произошло событие (рождение, заключение брака, смерть), а транскрипцию оригинального документа, сделанную в каком-либо другом государстве.

Третье — осуществление транскрипции противоречит основополагающим принципам правопорядка Польши.

Что еще может стать проблемой

Заламинированный документ может стать серьезным препятствием при проведении процедуры транскрипции в польском загсе.

Most известен случай, когда заламинированное свидетельство о рождении приняли при подаче документов в воеводский ужонд для получения постоянного вида на жительство по корням, но отказались принять в загсе для транскрипции. Сотрудница объяснила заявителю, что такой документ может быть принят, если заявитель находится в Польше под международной защитой.

Что делать в случае отказа в транскрипции

Если загс откажется вносить иностранный документ в реестры, заявитель имеет право это обжаловать. Жалоба подается на имя воеводы в течение 14 дней со дня получения решения — через руководителя загса, вынесшего отказ.

Что делать, если свидетельство утеряно или испорчено

Если свидетельство о рождении было утеряно или испорчено, можно попробовать получить его повторный экземпляр в стране выдачи. Однако в Беларуси сделать это можно либо лично явившись в загс, либо через представителя на основании доверенности, оформленной на территории Беларуси.

Если поездка в Беларусь невозможна, например для лиц, находящихся в Польше под международной защитой, можно попробовать пройти процедуру восстановления содержания иностранного акта гражданского состояния (odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego). В статье 109 Закона об актах гражданского состояния указано, что данная процедура применяется, если получение повторного документа невозможно или связано с серьезными трудностями.

• 0
• 0
• 0
• 0
• 0
• 0
• 0
• 0